Van aanvraag tot evenement

Iedereen, of het nu een inwoner is of een organisatie, kan een evenement organiseren. Daarvoor gelden bepaalde regels. In veel gevallen moet een evenement gemeld worden bij de gemeente of moet een evenementenvergunning worden aangevraagd. Maar voordat je aan de slag kunt, moet je een vergunningsaanvraag indienen bij de gemeente waar het evenement zal plaatsvinden. Deze aanvraag is de eerste stap in het proces. Bij de aanvraag dien je een breed scala aan documenten in, variërend van een gedetailleerde plattegrond van het evenemententerrein tot een uitgebreid veiligheidsplan met bijlagen zoals verkeersplannen, tenttekeningen, capaciteitsberekeningen en EHBO-plannen. Het doel is om de gemeente een volledig beeld te geven van hoe het evenement zal worden georganiseerd en welke maatregelen er worden genomen om de veiligheid van deelnemers en bezoekers te waarborgen.

Gemeenten bepalen zelf hoeveel weken voor het evenement de aanvraag ingediend moet zijn (de indieningstermijn). Vaak is dit minimaal acht weken voor kleinere evenementen en minimaal twaalf weken voor grotere evenementen.

Na ontvangst van de vergunningsaanvraag gaat de gemeente aan de slag met het beoordelen van de aanvraag. De gemeente bepaalt de behandelaanpak van het evenement, eventueel in overleg met de betrokken (veiligheids)partners. Hierbij wordt gebruik gemaakt van een behandelscan, waarin verschillende vragen over o.a. bereikbaarheid, afsluitingen, aantal verwachte bezoekers, type activiteit en aanwezigheid van tenten en bouwsels worden ingevuld. Hiermee wordt een eerste indruk van de risico’s op het gebied van openbare orde, veiligheid en/of gezondheid duidelijk en of een mono- of multi behandelaanpak nodig is. Op basis van alle informatie worden evenementen ingedeeld in behandelclassificatie: A-, B- (regulier of risicoaanpak) of een C-evenement.

Door deze classificatie kunnen gemeenten efficiënt bepalen welke behandelaanpak nodig is voor jouw evenement. Of het nu een gezellig buurtfeest is of een grootschalig festival, veiligheid staat altijd voorop.

Regulier evenement (A)
Bij dit evenement is de verwachting dat de kans op een (dreigende) aantasting van de openbare orde en veiligheid, brandveiligheid, geneeskundige- en gezondheidskundige veiligheid minimaal is. De operationele voorbereiding en inzet van één of meer hulpverleningsdiensten wordt als niet voorstelbaar wordt geacht in relatie tot de interventiecapaciteit van de organisator en risico’s van het evenement.

Aandacht evenement (B)
Bij dit evenement is de verwachting dat de kans op een (dreigende) aantasting van de openbare orde en veiligheid, brandveiligheid, geneeskundige- en gezondheidskundige veiligheid aanwezig is. Waarbij operationele voorbereiding en inzet van één of meer hulpverleningsdiensten als voorstelbaar wordt geacht in relatie tot de interventiecapaciteit van de organisator en risico’s van het evenement.

Risicovol evenement (C)
Bij dit evenement is de verwachting dat de kans op een (dreigende) aantasting van de openbare orde en veiligheid, brandveiligheid, geneeskundige- en gezondheidskundige veiligheid aanwezig is. Waarbij operationele voorbereiding en inzet van één of meer hulpverleningsdiensten als noodzakelijk wordt geacht in relatie tot de interventiecapaciteit van de organisator en risico’s van het evenement.

De behandelaanpak gaat uit van twee vormen, namelijk reguliere aanpak en de risicoaanpak.

In de veiligheidsregio Haaglanden wordt de B-behandelclassificatie gesplitst:

Aandacht evenement B met een reguliere aanpak (de aanpak is zoals uitgelegd bij een A-evenement).
Aandacht evenement B met een risicoaanpak (de aanpak is zoals uitgelegd bij een C-evenement).

Na de beoordeling van de aanvraag stuurt de gemeente deze door naar verschillende (veiligheids)partners voor advies. Elke partner bekijkt de aanvraag vanuit zijn eigen expertisegebied. De brandweer beoordeelt bijvoorbeeld de brandveiligheid, vluchtveiligheid en bereikbaarheid, terwijl de GHOR zich richt op het zorgrisico en -continuïteit. Ieder (risicoaanpak)evenement is anders en daarom is het bij iedere vergunningsaanvraag weer een afweging om te kijken wat er nodig is om een evenement goed en veilig te laten verlopen. Uiteindelijk wordt er een advies opgesteld en afgestemd op de specifieke risico's van het evenement.

Bij risicoaanpak evenementen (B- en C-evenementen) vindt er een dienstenoverleg plaats, dit is optioneel bij A- en B-regulier evenementen. Tijdens dit overleg komen alle betrokken partijen op operationeel niveau bij elkaar om de risico's via een risicoanalyse in beeld te brengen en te nemen (voorzorgs)maatregelen en scenario's te bespreken. Ook wordt beoordeeld of in het veiligheidsplan de risico’s en scenario’s inclusief bijbehorende maatregelen zijn beschreven om een veilig verloop van het evenement te garanderen.  Dit multidisciplinaire overleg omvat vertegenwoordigers van de gemeente (voorzitter), de evenementenorganisator, de politie, de GHOR, de brandweer en andere ketenpartners. Er kunnen meerdere dienstenoverleggen nodig zijn voor één evenement, voordat de definitieve planvorming klaar is voor een eindadvies.

Het eindadvies wordt aan de gemeente voorgelegd voor verdere besluitvorming over de vergunningverlening. Dit advies over de benodigde maatregelen is gebaseerd op een reëel beeld van de risico’s van een evenement. Hierin worden zowel de lokale en vakinhoudelijke kennis met elkaar verbonden.  

Op basis van de adviezen van de adviespartners (waaronder de hulpdiensten) beslist de gemeente of de vergunning wordt verleend. Na de vergunningverlening eindigt het werk van de hulpdiensten echter niet. Naast de adviserende rol rondom de vergunningsaanvraag aan de gemeente, vormt de planvorming van het evenement voor de hulpdiensten ook een belangrijke informatiebron voor het bepalen van de te nemen operationele maatregelen tijdens het evenement.

Voor aanvang van het evenement vindt een schouw plaats waarbij vertegenwoordigers van de veiligheidsregio en andere betrokken partijen het terrein inspecteren om te controleren of alle gemaakte afspraken in de vergunning worden nageleefd. Het is niet noodzakelijk dat er voor ieder evenement een schouw wordt gehouden. Dit wordt door de gemeente bepaald.  

Afhankelijk van het soort evenement kunnen piketfunctionarissen van de veiligheidsregio worden ingezet. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om deelname aan een coördinatieteam op het evenemententerrein of om personele bezetting van een actiecentrum (van de hulpdiensten) voor algehele coördinatie gedurende het evenement. Op deze manier kan er tijdens een incident snel door de hulpdiensten worden gereageerd en worden gezorgd voor een snelle en effectieve respons.

Na afloop van het evenement wordt een evaluatietraject opgestart om te leren van de ervaringen en eventuele verbeterpunten voor toekomstige evenementen te identificeren. Deze evaluatie wordt gebruikt bij de beoordeling van nieuwe vergunningsaanvragen en om de veiligheid van toekomstige evenementen te waarborgen.

Voor specifieke regels en procedures per gemeente in de regio Haaglanden, raadpleeg de website van de desbetreffende gemeente. Onder de kop 'Gemeenten regio Haaglanden' vind je een overzicht van de gemeentelijke websites.

Veiligheid staat voorop, en met een goed doordachte aanpak zorgen we samen voor een geslaagd evenement in onze regio.